Zum Jahreswechsel stellt sich immer die Frage, welche Unterlagen und Daten entsorgt oder gelöscht werden können. Nach zehn, acht oder sechs Jahren – es kommt darauf an.
Sowohl das Handels- als auch das Steuerrecht schreiben vor, dass Geschäftsleute Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen (egal ob in Papierform oder als elektronische Daten) für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (§ 257 HGB, § 147 AO, Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, BMF 11.3.24, IV D 2 – S 0316/21/10001:002)).
Die Länge der Aufbewahrungsfrist hängt von der Art der Unterlagen bzw. Daten ab:
Die längste Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt z. B. für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse.
Die kürzeste Frist von sechs Jahren gilt z. B. für empfangene und abgesandte Handelsbriefe.
Bislang galt eine Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von grundsätzlich zehn Jahren. Diese Frist ist nun auf acht Jahre verkürzt worden. Die Erleichterung gilt grundsätzlich bereits dann, wenn am Tag des Inkrafttretens des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (1.1.25; BGBl I 24, Nr. 323) die bisherige 10-Jahres-Frist noch nicht abgelaufen war. Auch die umsatzsteuerliche Frist zur Aufbewahrung von Rechnungen in § 14b Abs. 1 S. 1 UStG wurde an die neue Frist angepasst. Die Entlastung gilt grundsätzlich für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.24 noch nicht abgelaufen ist.
Wichtig ist auch die Klärung, wann die Frist zu laufen beginnt. Handels- und Steuerrecht sprechen vom Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Buchungsbeleg entstanden ist und die Handels- bzw. Geschäftsbriefe empfangen bzw. abgesandt sind. Es kommt nicht auf das Jahr bzw. Jahresende an, für das z. B. eine Bilanz oder Buchhaltung erstellt wird, sondern auf das Jahr, in dem die Bilanz erstellt oder die letzte Buchung durchgeführt wird. Somit endet z. B. die Aufbewahrungsfrist für Jahresabschlüsse für 2014, die in 2015 erstellt wurden, zum 31.12.25.
Die Frist kann sich verlängern, soweit und solange die Unterlagen noch für nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das kann insbesondere auch bei einer vor dem 31.12.24 angekündigten Betriebsprüfung greifen oder wenn ein Gerichtsverfahren anhängig ist.
Bei elektronischen Dateien bedeutet die Aufbewahrungspflicht, dass die Daten im ursprünglichen Format innerhalb der maßgeblichen Fristen jederzeit abrufbar gemacht werden können. Für sie reicht nicht nur eine Aufbewahrung in Papierform.
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